各处室、系部：

为确保学院档案归档工作及时有效开展，根据《高等学校档案管理办法》《福州英华职业学院档案管理办法（修订）》等文件的要求，学院由院办组织各部门按规范要求移交档案至学院档案室。结合工作实际，第一阶段拟归档2019年至2020年两个年度的档案，相关工作通知如下：

1.本学期结束前，安排院办、教务处向学院档案室移交本部门档案材料。其他处室、系部于下学期开学第二周（9月9日）前，向学院档案室移交部门相关档案材料，请各部门提前做好准备工作。

2.各部门在向学院档案室移交档案时，需提交《档案移交登记表》（纸质版一式两份，excel格式电子版，详见附件1），该表格需标明移交日期、移交人等信息，纸质版需加盖部门公章。

3.学院档案室根据《档案移交登记表》接收材料，同时查验电子文件，经检查无误后签字确认，并退回一份《档案移交登记表》给移交部门（用于留底备查）。

4、各处室、系部借阅档案需填写《档案调阅申请表》办理调阅手续（详见附件2）。

5.在归档过程中如有疑问，请各处室、系部档案专员与学院档案室联系（联系人：黄祖君 联系电话：18050380815）。

附件：1.档案移交登记表

         2.档案调阅申请表

                         福州英华职业学院

                          2022年6月24日